Bitácora 1, Parcial 2

El sábado 19 de Octubre trabajamos con Microsoft Word, aprendimos como realizar una correspondencia con un solo formato y nuestra base de datos. A continuación se explicara detalladamente todos los pasos:

1.- Ejecutamos la tecla Windows + R para abrir la siguiente ventana:

2.- Escribimos en nuestra ventana WINWORD para abrir Word y damos ACEPTAR.

3.- Una vez que abrimos Word, redactamos nuestro formato para nuestras cartas.

4.- Después nos vamos a CORRESPONDENCIA que se encuentra en la parte superior y damos clic en SELECCIONAR DATOS, y elegimos la opción Escribir una nueva lista.

5.- Se abre una pequeña pestaña (Nueva lista de Direcciones) en donde se pondrán todos los datos que vamos a necesitar, aquí podemos agregar las entradas que necesitemos, eliminar entradas y personalizar columnas.

6.- Si damos clic en Personalizar Columnas se abre una ventana para Personalizar la Lista de Direcciones donde podemos Agregar, Eliminar o Cambiar Nombre a algún campo.

7.- Una vez que llenamos nuestra lista de direcciones damos ACEPTAR y automáticamente nos abre la ventana para GUARDAR nuestro documento para que lo tengamos para otras ocasiones.

8.- Es importante que al guardarlo seleccionemos en TIPO la opción Lista de Direcciones de Microsoft Office.

9.- Abrimos nuevamente nuestro documento en Word y seleccionamos el campo en nuestro formato y en correspondencia damos clic en Insertar Campo Combinado.

10.- Es importante recordar que cuando hay dos campos juntos como nombre y apellido se tiene que dar un espacio para separarlos.

11.- Y se va a ser el mismo procedimiento para seleccionar todos los campos en nuestro formato. Automáticamente se van a ir modificando todos los campos de acuerdo a los datos en nuestra lista de direcciones.

12.- En Correspondencia podemos dar clic en Resaltar Campos de Combinación para verificar que todos los datos estén correctamente.

13.- También en Correspondencia nos vamos a Vista Previa de Resultados y con ayuda de las flechas podemos irnos a la siguiente carta o retroceder. 

14.- Una vez que ya estamos seguros de que nuestras cartas están correctamente solo damos clic en Finalizar y Combinar que se encuentran en la pestaña Correspondencia.

15.- Por último se abre una pequeña ventana en la cual elegimos combinar todos los registros y damos clic en ACEPTAR.

16.- Y algo que no debemos olvidar es GUARDAR nuestro documento ya terminado con todas nuestras cartas.

Sin duda es una herramienta muy fácil ya que nos ayudar a minimizar tiempos además de que seguimos teniendo nuestra base de datos para otra ocasión y a la que por supuesto se le pueden hacer cambios si es necesario. 

Si deseamos Editar nuestra lista de direcciones únicamente damos doble clic en ella, se abre ACCESS y listo ya podemos hacerle modificaciones.